Forretningsorden for Økonomiudvalget og de stående udvalg

I henhold til Lov om kommunernes styrelse § 20, stk. 3 fastsættes følgende forretningsorden for Økonomiudvalget og de stående udvalg i Vesthimmerlands Kommune.

§ 1

Udvalget består i henhold til Styrelsesvedtægtens kapitel 4-5 af 7 medlemmer.

Udvalgets funktionsperiode følger Byrådets funktionsperiode.

§ 2

Udvalget afholder sit konstituerende møde inden udgangen af den første måned i byrådsperioden.

Indkaldelse til mødet foretages af det medlem, der længst har været medlem af udvalget eller, hvis flere har været medlem lige længe, af det ældste af disse.

§ 3

På det konstituerende møde vælger udvalget sin formand. Dette gælder dog ikke Økonomiudvalget, hvor borgmesteren er formand jf. styrelseslovens § 18.

Stk. 2. Endvidere vælger udvalget en næstformand.

Stk. 3. Valg af formand ledes af det medlem, der har indkaldt til mødet.

Stk. 4. Valget foretages efter reglerne om flertalsvalg i § 24, stk. 1, i Lov om kommunernes styrelse.

Stk. 5. Valg af næstformand ledes af den nyvalgte formand og afgøres efter samme
valgprocedure, som for formandsvalg.

§ 4

Udvalget kan til enhver tid omkonstituere sig ved valg af ny formand (gælder ikke Økonomiudvalget) og næstformand.

§ 5

Udvalget udøver sin virksomhed i møder, der ikke er offentlige. Mødeformen fastsættes i indkaldelsen til mødet.

Stk. 2. Ud over de ordinære møder kan ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt eller et flertal af udvalgets medlemmer anmoder skriftligt om det. Den skriftlige anmodning skal indeholde en angivelse af mødets tema, ligesom ønske om bestemt dato eller frist skal angives. Uanset fremsat ønske om dato træffer formanden bestemmelse om form, tid og sted for mødets afvikling, med mindre udvalget ved flertalsafgørelse har truffet beslutning herom.

§ 6

Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette formanden eller sekretariatet inden mødets afholdelse.

Stk. 2 Den relevante direktør og/eller en af denne – med udvalgets samtykke – udpegede person, deltager som referent.

Stk. 3 Udvalget kan herudover tillade, at personer ansat i kommunens tjeneste overværer møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner for udvalget, eller fordi udvalget finder det nødvendigt, af hensyn til en sags oplysning. Disse personer kan overvære såvel udvalgets forhandlinger, som afstemninger.

Stk. 4. Udvalget kan desuden tillade, at andre personer overværer møderne i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til en sags oplysning. Indbudte personer kan ikke overvære udvalgets forhandlinger og beslutninger.

Stk. 5. Borgmesteren har ret til at deltage i udvalgsmøder uden stemmeret.

§ 7

Formanden er ansvarlig for forberedelse, indkaldelse og ledelse af udvalgets møder.

Stk. 2.Indkaldelse og fremsendelse af dagsorden og det fornødne materiale til ordinære møder sker elektronisk til medlemmerne samt øvrige deltagere senest 4 kalenderdage forud for mødet.

Stk. 3. Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange en sag behandlet på et møde. Såfremt der senest 8 kalenderdage før et ordinært udvalgsmøde er indgivet anmodning om behandling af en sag, er formanden forpligtet til at optage sagen på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde gælder samme frist for udsendelse af dagsorden og fornødent materiale som ved afholdelse af udvalgets ordinære møder.

Stk. 5. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

Stk. 6. Ved mødets begyndelse tager udvalget stilling til dagsordenen med henblik på godkendelse.

§ 8

Dagsordenen skal affattes således, at sagen fremstilles i resuméform. Samtidig affattes forslag til afgørelse i sagen ledsaget af forslag til affattelse af begrundelse for afgørelsen med angivelse af hjemmelsgrundlag og særlige procedureregler.

§ 9

Når en sag er optaget på dagsordenen skal materialet udsendes til medlemmer i fornødent omfang. 

§10

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er tilstede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal.

Stk. 2. Udvalget træffer i møder afgørelser, der kan forme sig som endelige afgørelser i kommunalt regi eller som indstillinger til afgørelser i Økonomiudvalg eller Byråd. I begge situationer skal udvalget vedtage begrundelse, såfremt dette kræves i medfør af forvaltningsloven eller særlovgivningen.

Stk. 3. En sag kan af ethvert medlem af udvalget kræves genoptaget, når der foreligger nye relevante oplysninger eller ændrede forhold, således at grundlaget for den oprindelige beslutning er ændret. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivning er henlagt udvalget.

Stk. 4. Ethvert medlem kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, hvor medlemmet har været til stede under udvalgets behandling af sagen, ved at erklære på mødet, at medlemmet ønsker sagen indbragt til afgørelse af Byrådet. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalgets endelige afgørelse.

§11

Over udvalgets møder føres et referat, hvori den til mødet udsendte dagsorden samt de trufne beslutninger indføres. Det påhviler formanden at drage omsorg for, at beslutningerne indføres i referatet under overholdelse af de til enhver tid gældende regler for begrundelse af afgørelser.

Stk. 2. I referatet anføres fraværende medlemmer samt tidspunktet for mødets begyndelse og mødets afslutning.

Stk. 3. Referatet underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet, idet referatet forsynes med påtegning om medlemmernes godkendelse af indholdet.

Stk. 4. Det skal af referatet fremgå, hvilke sager de enkelte medlemmer har deltaget i forhandling af og afstemning om.

Stk. 5. Der skal af referatet for den enkelte sag fremgå voteringens udfald, idet antal stemmer for og imod anføres. Mindretallets stemmeafgivere noteres i referatet.

Stk. 6. Såfremt udfaldet angives af formanden uden stemmeafgivning påføres referatet "Godkendt."

Stk. 7. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført referatet og kan ved sagens fremsendelse ledsage med en begrundelse for sit standpunkt.

§ 12

Senest samtidig med fremsendelse af dagsorden til kommende møde i udvalget fremsendes oversigt over afgørelser for det foregående møde til medlemmerne.

Dagsorden og referat sendes elektronisk til Byrådets medlemmer.

§ 13

Formanden kan på udvalgets vegne afgøre sager, der ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Borgmesteren underrettes om afgørelsen, med mindre der er tale om afgørelser, der ved lovgivning er henlagt til udvalget.

Stk. 2. Ethvert medlem af udvalget kan for dette indbringe ethvert spørgsmål om formandens virksomhed, og formanden skal meddele udvalget de oplysninger, dette forlanger. Formanden er i enhver henseende undergivet udvalgets beslutning.

Stk. 3. Ved udvalgsmedlemmers kontakt til forvaltningen, rettes henvendelsen pr. mail direkte til direktøren for området med kopi til udvalgsformanden og afdelingschefen.

§ 14

Formanden, og i dennes fravær næstformanden, kan give offentlig meddelelse om de endelige beslutninger, der er truffet af udvalget.

Stk. 2. Undtaget er sager omfattet af tavshedspligt.

§ 15

Udvalget kan beslutte at nedsætte underudvalg, der alene har rent forberedende eller rådgivende funktioner. Udvalget kan ikke henskyde sager til afgørelse i underudvalget.

Stk. 2. Underudvalg vælges af og blandt udvalgets medlemmer. I mangel af enighed sker valget efter forholdstal.

§ 16

Et udvalgsmedlem, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag, eller være til stede i mødelokalet under sagens forhandling og afstemning, jf. i øvrigt forvaltningslovens og særlovgivningens bestemmelser herom.

Stk. 2. Den, der er bekendt med, at der for den pågældendes vedkommende foreligger forhold, som begrunder inhabilitet i forhold til en bestemt sag, skal snarest og inden sagens behandling meddele formanden dette. Et medlem skal tillige underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

Stk. 3. Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlem må vurderes at have en sådan særlig interesse i en sag, at medlemmet må anses for inhabil, og derfor er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandlinger og beslutning i sagen. I bekræftende fald skal medlemmet forlade lokalet under udvalgets forhandlinger og beslutning i sagen. Medlemmet er dog ikke afskåret fra at deltage i udvalgets forhandling og beslutning om, hvorvidt medlemmet er inhabil i sagen.

§ 17

Ethvert medlem af udvalget har tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152c – 152f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Stk. 2. Ethvert medlem har tavshedspligt med hensyn til andre medlemmers udtalelser under forhandlinger i udvalget. 

§ 18

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter formandens afgørelse
med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet
kan indbringes for udvalget i dettes næste møde.

§ 19

Ændringer i eller tillæg til forretningsordenen kræver vedtagelse i to på hinanden følgende ordinære udvalgsmøder og ændringer vil kun være gældende for det pågældende udvalg.